Oficinas flexibles
Llevo tiempo estudiando y trabajando los espacios de trabajo, así como los mecanismos que pueden influir en nuestro comportamiento, especialmente, aquellos que activan la motivación y el incremento de la confianza creativa de los usuarios. Exactamente 5 años, desde que fundé Freeland.
De forma prematura me siento invitado a anticipar algunas de las reflexiones que he construido a lo largo de estos años, tomando como partida el artículo que Enrique Dans, La oficina abierta no consiste sólo en tirar las paredes, me ha puesto los dientes largos.
Estoy de acuerdo, en sentido general, con todo lo que apunta Enrique en su artículo y, concentrando su exposición, para no repetir lo que él expone con gran destreza, subscribo que es imprescindible disponer de una cultura, una filosofía de empresa previa, para hacer un uso adecuado y sacar partido a un espacio de trabajo organizado mediante una Oficina Flexible.
Digamos que, primero necesitas tener la cultura y después plantearte si este sistema es el adecuado o no. El espacio, al igual que tu logotipo, tus colores de marca y el resto de valores que identifican tu marca, es un reflejo de tu empresa y de tus trabajadores. Luego deberías plantearte si tu cultura y tu filosofía, esta en línea con un espacio de trabajo en open plan.
No obstante, a raíz de las nuevas influencias que están llegando a la cultura del trabajo y, por ende, a los espacios de trabajo, derivados de espacios creativos y de innovación como Google, Apple, Sonny, Jhonson and Jhonson, etc… han surgido muchos artículos que hablan sobre los inconvenientes de trabajar en un espacio abierto, como puede ser: el ruido, la falta de intimidad, la falta de capacidad para concentrarse o la baja productividad, etc… inconvenientes que se contradicen con los efectos positivos de compartir zonas de trabajo como: fomentar la serendipia, interacción, comunicación, generación de conversaciones, etc… factores que se han demostrado muy positivos para fomentar la innovación como rutina en muchas empresas como Sales Force.
Luego ante este debate considero que, por una parte, no están faltos de argumento aquellos que critican una oficina flexible, porque muchas de sus razones son ciertas. Simplemente creo que el uso que están dando al sistema en formato abierto no es el adecuado para ellos.
Si tienes una empresa en la que hay diferentes perfiles, por una lado, equipos que trabajan en conjunto y, por otro lado, perfiles que trabajan más en solitario, tienes profesionales que están demandado soluciones diferentes, acordes a sus necesidades. Por lo que, si decides meterlos a todos en un formato open plan, la estas liando buena, porque nadie va a estar contento y efectivamente, se van a producir interrupciones, ruido, falta de concentración, etc…
Un espacio abierto requiere una mentalidad diferente a la del trabajo individualista, requiere convivir en equipo y tener en cuenta a tus compañeros de manera constante para preservar la armonía de un entorno que todos comparten y donde todos tienen que encontrar las condiciones adecuadas para desempeñar su trabajo.
Por lo que si de alguna manera ha llegado a tus oídos lo maravilloso que es trabajar en espacio creativo del tipo Facebook, Twiiter, Oakley, etc…no olvides tener en cuenta que, la cultura de las personas que trabajan en estas empresas esta a la par con el espacio que habitan. No intentes separar una de otra, espacio de personas, porque el resultado no será nunca el que esperas.
Diseñar una oficina es algo complejo, apto para profesionales, arquitectos y diseñadores que m exige reflexiones, hacerse preguntas, exige el deseo de querer ofrecer algo más y algunas empresas no están dispuestas, a veces simplemente tampoco saben que es importante. Ni siquiera todos los profesionales que tienen el título de arquitecto, están capacitados para hacer un trabajo que exceda de las necesidades técnicas y normativas de un espacio de trabajo.
De ahí mi interés por compartir con vosotros lo que he aprendido con el tiempo:
- Una oficina es un sistema organizativo vivo, que debe servir para acompañar a las empresas en la evolución de sus necesidades y en la de las personas que lo integran. Un sistema orgánico y flexible que resuelva las exigencias funcionales de los diferentes perfiles y las diferentes interrelaciones que se establecen entre ellos. Una oficina es un medio para un fin y necesita estar dotada de sentido, previamente a dotarla de contenido.
- El consumidor cambia, tú y yo, cambiamos y, por lo tanto, la manera de aproximarse a él también debe cambiar, porque busca experiencias más enriquecedoras que el simple hecho de consumir por consumir. Por lo tanto, las empresas necesitan perfiles que sean capaces de entender esta realidad. Necesitan equipos que conecten con el consumidor, para conocer sus necesidades latentes y anticiparse a ellas y, por ello, es vital entender que las necesidades que tienen estos profesionales son totalmente diferentes a las que puedan tener los perfiles tradicionales.
Sin embargo, la flexibilidad de la que hablamos en el punto 1 es difícil de conseguir, porque es totalmente opuesta al mercado, y aunque existen soluciones muy interesantes como Rocket Space en San Francisco, el grado de inversión que supone alquilar y reformar una oficina, comprar el mobiliario, montar los equipos informáticos y las redes de datos, así como el esfuerzo intelectual y económico asociado, hace que sean espacios rígidos por naturaleza, pues una vez realizada la inversión el objetivo es amortizarlo y en su proceso es inmutable.
Sin embargo, esta excesiva rigidez es peligrosa para las empresas porque puede producir perdida de equilibrio con el mercado y con el tiempo su desaparición.
Luego cabría preguntarse:
¿Cómo son los espacios de estas personas, de estos nuevos perfiles?
¿Cómo es mi empresa?
¿Cómo son los perfiles que lo integran?
¿Como es la filosofía que quiero transmitir interna y externamente?
Estas son algunas de las cuestiones que previamente al diseño de un espacio de trabajo, se deberían resolver para atender a algo más profundo que las meras necesidades funcionales, es decir el ruido, la privacidad, la productividad, la distribución, las circulaciones, la interacción.
Con respecto al ruido este artículo te puede resultar interesante: La oficina productiva no es tan silenciosa
Sin embargo, es probable que una vez respondidas las preguntas adecuadas, resulte que un sistema open office no sea lo más adecuado para ti, ni para tu equipo y, también es posible que durante toda la vida de tu empresa no sea necesario establecer un cambio respecto a los patrones tradicionales. Ninguno tenemos la respuesta a eso, sin un estudio previo que mida cómo los cambios del mercado podrían afectar al producto o servicio que ofreces.
Pero, eso tampoco quiere decir que una oficina flexible no funcione, o sea poco productivo, o sea muy ruidoso por definición. Si a ti o a tu empresa no le funciona, puede ser, simplemente, que no tengas la cultura adecuada para ello, una cultura previa que de sentido a que tu oficina sea grande, pequeña, abierta, cerrada, con billar, con cafetería o sin ella, para usar tu espacio de trabajo como el vehículo idóneo por el que transmites a tus equipos tu valores y tu filosofía, para se empapen de ello y puedas construir algo alucinante, emocionante y marque la diferencia.
Por ello hay dos conceptos que considero fundamentales aportar a este debate:
1. Cada vez nos pasamos más tiempo en el trabajo. En realidad la mayoría pasamos más tiempo en el trabajo que en nuestra casa.
2. Como empresa te interesa tener personas que quieran estar sí o sí en tu empresa y, como trabajador, en una empresa cuya causa te empape.
Esto sólo se consigue con un sutil balance de habilidades, que transformarán tu espacio de trabajo en un lugar motivador, inspirador, que alimenta la confianza para decir lo que piensas, para participar de una cultura de cambio que te aportará el reconocimiento necesario para ser feliz.
Ser feliz en el trabajo, algo que no demasiadas personas se plantean, pero sin duda posible y desde mi punto de vista, el fin último de un entorno de trabajo. Por ello, cambiemos la terminología y dejemos el concepto de oficina a un lado, para hablar de atmósfera, de ecosistema, de entorno, ya que los agentes que intervienen son más complejos que una mesa, una silla o unas mamparas.
Un espacio agradable, bonito, cuidado, que induce al respeto mutuo y a la consideración. Un espacio con estímulos que despiertan tu curiosidad y que nutren tu creatividad, que fomentan el pensamiento positivo.
Estos son valores deseables y recomendables para toda empresa, para todo trabajador, da igual si es un open office o no. Consiste en pensar espacios de trabajo que sean conductores de la excelencia, porque nuestro comportamiento está más determinado por el entorno, que por el propio mecanismo automático de la intuición. Por eso un espacio que saca lo mejor de nosotros mismos, es un espacio que hará que seamos más felices en términos generales.
Puedes profundizar sobre ello en este otro artículo que habla de la felicidad en el trabajo: coworking, encuentra la felicidad en el trabajo.
Llevo 5 años gestionando un espacio de trabajo compartido y en este tiempo, sin duda, he visto evolucionar el espacio que diseñe en 2009, he ido adaptando los espacios desde el primer diseño y, actualmente sigue evolucionando a medida que crecen las empresas y los profesionales que forman parte de él. Y el resultado es sensacional, la experiencia es más que enriquecedora, porque es muestra de que los sistemas de trabajo tradicionales han cambiado, aunque sigan existiendo.
Sin embargo no creo que hoy en día, ninguna nueva empresa, startup, se plantee volver al sistema tradicional, porque simplemente hemos evolucionado.
Y tú, ¿has evolucionado ya?