MIKE KEENE: «TENER UN TRABAJO Y UN HORARIO FLEXIBLE ES UN LUJO QUE TENEMOS LOS AUTÓNOMOS»

Aunque ser productivo no siempre es sencillo siendo freelance, parece que el secreto está en el Excel.

“Estoy quemado, me voy a jugar al tenis un rato y vuelvo” es una expresión de un día cualquiera en el trabajo de un autónomo como Mike. ¿Por qué? ¡Porque puede! Así de simple.

La mayor ventaja de un autónomo es tener un trabajo flexible, que no es más que organizar tu propio tiempo en función de tus necesidades. Si esas necesidades no son iguales todos los días, ¿por qué ha de serlo tu horario?

De esto va el ser autónomo o freelance, de no tener que limitarnos a planificaciones estrictas y jornadas de trabajo de 8h, sino todo lo contrario: planificación flexible y en consecuencia, con un horario flexible.

Mike lo tiene muy claro. Como Marketing Manager que trabaja con clientes y proyectos diversos, varios a la vez, es consciente de que un día normal puede estar repleto de imprevistos (esas pequeñas tareas no planificadas que para un cliente siempre son ‘emergencias’) que tiene que atender. Por esta razón, su método de planificación no es estricto, sino flexible. Es lo que se llama conciliar flexibilidad y productividad.

En esta conversación, Mike me cuenta cómo fue su proceso para ‘hacer las paces’ con los imprevistos y aprovechar las ventajas que tiene el trabajo flexible.

«En general siempre he hecho un poco de consultoría de marketing manager a nivel externo, pero antes estaba solo tenía 1 cliente. Ahora, desde hace más de 1 año tengo varios y actualmente llevo 4 proyectos en total. Y sí, claro, cuando tienes cuatro clientes que te piden una cantidad de horas bastante fijas es más complejo. A algunos proyectos debo dedicarle 5 horas a la semana, otros 10 y otros 30… y desde luego que no es lo mismo dedicarle todas esas horas al mismo cliente y al mismo proyecto.

Luego, hay muchas técnicas y metodologías de productividad pero al final si no tienes la cabeza organizada, no va a funcionar. Para mí de verdad lo que funciona es un papel y un boli, o en este caso, un Excel. En mi Excel tengo organizado el día por cuartos de hora y luego cada 2 a 3 horas dejo 1 hora libre porque sé que de una forma u otra, esa hora se va a ocupar. Luego, a nivel semanal, los lunes por la mañana me dedico a organiza mi semana. Otra cosa es que en mi trabajo hay muchas tareas puntuales que surgen a diario, y están fuera de la planificación».

«Sí, lo intenté. Antes tenía un horario súper estricto, donde tenía planteado todo para 5 o 6 semanas. Y luego lo que pasaba era que un día me entraba una llamada de emergencia de un cliente y me tocaba dejar todo y atenderlo inmediatamente. Después miraba la planificación y pensaba: ¡anda… ¿ahora cómo voy a hacer esto que tenía planeado?! Y me tocaba cambiar la planificación 6 semanas. Ahí me di cuenta que no tenía sentido.

Yo creo que para quienes llevamos muchos proyectos a la par, intentar hacer una planificación estricta es lo peor que puedes hacer, porque no te deja espacio para esos imprevistos del día a día. Intentar mantener un horario fijo es absurdo, sobre todo cuando llevas varios proyectos a la vez. Vas a tener situaciones en los cuales 4 clientes necesitan algo el mismo día y no puedes decirles que no. Lo más importante para mí fue darme cuenta de que tengo un trabajo flexible y por eso necesito una planificación flexible. Evidentemente, me marco mis deadlines para los objetivos grandes, pero el resto es mucha flexibilidad».

«Aparte de Excel, uso Toggl, pero para un proyecto concreto en el que también gestiono un equipo internacional, con diferentes husos horarios, y en este caso no es tanto para gestionar mi tiempo sino para ver lo que está haciendo mi equipo. Con Toggl puedo hacer time tracking por un lado y por otro lado planificación de tareas. Al final no es más que un pizarrón donde pones post-it, pero en versión digital.

Ahora, en mi propia planificación no uso otra cosa que no sea el Excel, porque no me cuesta tiempo ni editar ni cambiar. Justamente, para mí lo malo de muchas de esas otras herramientas de planificación es que están pensados para formas de trabajar bastantes específicas y generalmente en equipo. Con mi Excel tengo una lista maestra que voy encajando en las celdas por días y ya está”.

1. Permitirme ser flexible, por la misma naturaleza de mi trabajo. Por ejemplo, atender en el momento pequeñas tareas que surgen y sé que si las hago me las quito de encima rápido.

2. Tomar un break de vez en cuando me ayuda mucho con mi productividad porque dar un paseo y socializar te despeja la mente. Y es una de las cosas que me perjudicaba mucho al trabajar desde casa.

3. Evitar procrastinar esas tareas que no te apetecen y que suelo dejar para el final de la tarde y luego no lo hago… (risas). Este es el hábito que me falta.

«Sin duda. Mi productividad en el coworking ha mejorado a dos niveles. Por un lado, como soy mi ‘propio comercial’ y tengo que buscar clientes, estar en un coworking es ¡el lugar perfecto para conseguirlos. De hecho, de aquí he sacado varias colaboraciones y proyectos. Por otro lado, a nivel del trabajo que realizo, soy más productivo con el uso de mi tiempo. En casa siempre tienes distracciones del tipo ‘oye el lavavajillas huele un poco raro, voy a limpiar el filtro’ (risas)… son distracciones reales, pero claro, ¡te distraen! Y luego, esa posibilidad de relacionarte, de hablar e incluso de desahogarte con otro coworker, te ayuda a despejar pensamientos y seguir trabajando.

Y lo último… que casi me da vergüenza decirlo, es el típico episodio que va de estar investigando algo del trabajo, entrar en Youtube para ver un vídeo sobre eso que investigas, y de repente, terminar viendo vídeos de gatitos… (risas) y cuando te das cuenta dices: ‘han pasado 2 horas’. Pues claro, eso no me pasa en el coworking porque eres consciente de que tienes gente a tu alrededor, y el solo hecho de que alguien pueda pasar y mirar tu pantalla te frena (risas)».

«Pues que hasta cierto punto, yo tengo la libertad de poder hacer más o menos lo que yo quiera con mis horarios y eso es un lujo que tenemos como autónomos. Si algún día siento que necesito dormir más porque estoy cansado, pues lo hago. No son hábitos que tenga muy definidos pero si me apetecen, los hago».

«Es un poco como el deporte… yo por ejemplo surfeo, pero si voy a la playa y me siento cansado, pues no surfeo y no entro en el agua. A lo que quiero llegar con esto es que si yo me empiezo a forzar para trabajar no me funciona. Para mí, lo mejor es decidir libremente. De hecho, yo creo que eso de horarios fijos con jornadas de 8 horas es un problema de las grandes empresas, porque no toman en cuenta que unas personas son más productivas por la noche y otras por el día. Como autónomo tengo ese lujo de tener horarios flexibles y variables»

«Para los proyectos grandes, tener muy claro mi fecha límite es fundamental, y para los proyectos pequeños lo chequeo directamente con mi Excel en la medida en que voy tachando las tareas culminadas. De hecho, lo tengo de una manera muy visual, clasificado por colores. Para mí lo que está en rojo significa ‘ni lo has tocado’, verde es que ‘ya lo he hecho’ y en amarillo es ‘has hecho algo’.

Incluso este sistema me ha permitido darme cuenta que en casa soy menos productivo. Hay semanas que me toca trabajar desde casa, por lo que sea, y cuando reviso al final de la semana me encuentro que tengo más bloques en rojo que en verde. Por el contrario, trabajando desde el coworking hay semanas que me doy cuenta que he logrado sacar 40 horas de trabajo cuando en mi mente creo que han sido solo 30 horas, por ejemplo”.

“Excel… (risas). Productividad es Excel, mi Excel”.